Nous vous parlions il y a quelques mois de l’importance du Brief créatif, aujourd’hui nous revenons vers vous avec l’étape tout aussi cruciale du cahier des spécifications !

Cahier des charges, cahier des spécifications : quelle différence ?

Le cahier des charges est généralement rédigé par le client, il s’agit d’un document permettant de retranscrire les besoins et objectifs du projet. Le client rédige ce qu’il attend de la part de son prestataire (SSII, Freelance, Agence…) et des différents livrables pour lesquels il fait appel à lui.

Le cahier des charges n’attend pas de détail technique, de même lors de l’analyse par votre chef de projet, il peut être modifié afin d’affiner votre demande. Enfin, le cahier des charges final doit être validé en comité de pilotage.

Le cahier des spécifications est un livrable fourni par le prestataire suite à divers échanges avec le client. Ce dernier s’appuie sur le cahier des charges (le besoin client donc !) au préalable analysé et y apporte des réponses précises et détaillées. C’est ce livrable qui permettra de valider la bonne compréhension de la demande client et les solutions apportées en réponse à ce dernier.  Il se termine généralement par une note de cadrage qui définit de façon claire le périmètre (fonctionnel, technique, planning et budget) du projet.

A quoi sert le cahier des spécifications ?

A l’agence, ce cahier des spécifications est généralement divisé en 2 parties :  les spécifications techniques d’une part et fonctionnelles d’autre part. Ce livrable complet nous permet, une fois le document validé par le client d’avoir une vision complète du projet pour les différents intervenants sur le projet.

Une fois validé par les deux partis, il permettra au chef de projet et aux responsables de pôle de découper l’ensemble du projet et de fournir le planning final adapté.

Pas à pas, les différentes étapes du cahier des spécifications permettront un suivi précis du projet, de détecter les éventuels points d’attentions du projet : des fonctionnalités plus longues à mettre en place, des points de vigilance en conception, ou des contraintes SEO à anticiper par exemple.

Que trouve-t-on dans un cahier des spécifications ?

Le cahier des spécifications récapitule le besoin et les exigences du client validés précédemment. Il détaille ensuite les éléments suivants :

  • Organisation du projet proposée (afin de définir les différents interlocuteurs et de bien les identifier pour chaque étape du projet à venir)
  • Environnement technique et fonctionnel du projet
  • Cibles / Types d’utilisateurs
  • Arborescence
  • Type de pages / gabarits
  • Fonctionnalités détaillées et objectifs de celles-ci
  • Les zonings fonctionnels
  • Choix technologiques à prendre en compte
  • Détail technique des différentes interactions sur le site (comportement des formulaires, pop-up, roll-hover, etc.)
  • Processus de navigation spécifiques (tunnel d’achat par exemple)
  • Interaction avec les systèmes et solutions externes (ERP, mailing, etc.)

Ceci permettra de définir l’impact à la fois fonctionnel, technique et organisationnel sur le projet.

Quel usage fait-on d’un cahier des spécifications

Le cahier des spécifications validé deviendra en quelque sorte la « BIBLE » des différents participants au projet. Une question ? Un doute sur ce qui a été choisi ou non ? Rendez-vous dans le cahier des spécifications ! Ce dernier doit permettre aux différents intervenants d’obtenir une vue claire et détaillée du projet.

·        Pour le client, il doit s’agit d’un répertoire exhaustif de l’ensemble des fonctionnalités et contraintes techniques à mettre en place

·        Pour la conception, ceci doit permettre d’avoir une vue exhaustive du périmètre du projet et du comportement fonctionnel de l’ensemble du projet

·        Pour l’intégration et le développement, le cahier des spécifications est l’outil clé pour proposer les meilleures solutions techniques à mettre en place sur le projet.

·        Pour le marketing, le cahier des spécifications permettra d’anticiper les campagnes e-marketing à venir en fonction des différentes fonctionnalités ou encore de fixer les optimisations SEO à mettre en place pour répondre aux objectifs client tout en prenant en compte les contraintes techniques et fonctionnelles.

Repérer un bon (ou un mauvais !) cahier des spécifications

Comme nous vous le disions plus haut, le cahier des spécifications sera votre guide tout au long du projet. Ainsi, il doit être exhaustif, clair et sans ambiguïté pour l’ensemble des participants au projet.

En interne par exemple, les responsables de chaque pôle effectuent en plus du client et du chef de projet, une relecture du cahier des spéciations afin de préciser tout élément flou restant au projet. En période de rédaction du cahier des spécifications, la communication entre les différents pôles, mais également avec le client est donc nécessaire pour que votre cahier des spécifications soit le plus précis possible.

Ceci évitera par la suite de nombreux aller-retours dans les phases de design, développement ou, pire encore, de recette !

Anticiper les coûts et évolutions du projet

A noter qu’un bon cahier des spécifications peut vous permettre de cibler les objectifs clés en notant par exemple les actions prioritaires tout en annotant les périmètres d’évolution de votre projet à moyen et long terme. Il s’agit donc également pour vous d’avoir une vision sur le coût global de votre projet à l’instant T mais également des évolutions à envisager. Aussi, pas de craintes : un second cahier des spécifications pourra venir compléter le premier pour faire évoluer certains points et enrichir le périmètre fonctionnel !

N’hésitez pas exemple pas à demander le détail de certaines fonctionnalités afin d’être certains d’obtenir un outil complet qui corresponde à votre usage quotidien. Le cahier des spécifications répond ainsi particulièrement bien aux clients en recherche de solution sur mesure.

Imaginons une problématique liée à tout e-commerçant : la gestion logistique.

Fonctionnellement, le cahier des spécifications devra préciser l’ensemble des actions et fonctionnalités back office nécessaire à une gestion facile de votre frais de port ou encore de vos différents modes de livraison. Techniquement, il s’agira de vérifier l’ensemble des liaisons avec votre ERP ou encore de vous recommander les solutions nécessaires si besoin.

La bonne solution pour éviter toute frustration une fois le projet fini ? Définir la liste de vos besoins dans le cahier des charges et valider point par point que l’ensemble de ces derniers sont réalisables et décrits dans le cahier des spécifications !

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